O registro da informação tem um valor inestimável para a empresa, usuários e a fiscalização. A guarda de documentos representa segurança para a empresa. Mesmo tendo sido pago, recebido ou entregue, determinadas obrigações poderão ser novamente demandadas por terceiros (empregados, fornecedores, governo etc.) necessitando que a empresa faça prova documental para resguardar sua idoneidade.
Para conservar a informação é necessária a análise da documentação, que tem como objetivo inventariar o acervo, definir o tipo de documento, a temporalidade, o descarte, a quantidade, a forma de organização e o cadastramento do conteúdo em sistema de Gestão Documental.
Para a maioria dos documentos a temporalidade é definida por lei. Portanto, os arquivos precisam estar em ambiente seguro e de fácil acesso. O local de guarda pode ser na própria empresa ou serviço terceirizado, que também é um procedimento muito atrativo. A digitalização facilita o processo de consulta à informação, por que nem sempre é necessário o documento original.
Mesmo com toda evolução tecnológica, a legislação obriga às empresas a manterem seus documentos em boa guarda pelo prazo prescricional, para fins de comprovação de suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Para as empresas que passaram a utilizar sistemas de processamento eletrônico de dados, para escrituração de livros e a produção de documentos, deve também, arquivar e conservar os respectivos sistemas e arquivos em meio digital, devidamente certificados, respeitando o mesmo prazo prescricional.
Elaboramos a seguir um roteiro de temporalidade para guarda de documentos:
Prazo de 2 anos:
• Aviso Prévio;
• Pedido de Demissão;
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
Prazo de 5 anos:
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) - Artigo 2º, § 1º, da Portaria MTE nº 1.129/2014;
• Acordo de Compensação;
• Acordo de Prorrogação de Horas;
• Atestado Médico;
• Autorização para descontos não previstos em lei;
• Cartões, fichas ou livros de marcação de ponto;
• Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);
• Comprovante de retenção do IRRF;
• Documentos relativos às eleições da CIPA;
• Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;
• Mapa Anual de Acidentes do Trabalho;
• Recibo de Abono de Férias;
• Recibo de Gozo de Férias;
• Recibo de Adiantamento do 13º Salário;
• Recibo de 13º Salário;
• Recibo de Entrega do Requerimento Seguro- Desemprego (SD);
• Recibos de Adiantamento;
• Recibos de Pagamento;
• Relação de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;
• Solicitação da 1ª parcela do 13º Salário;
• Solicitação de Abono de Férias;
• Vale-transporte.
Prazo de 10 anos:
• PIS/Pasep;
• Folha de pagamento;
• Recibo e Ficha de salário-família;
• Atestados Médicos relativos a afastamento por Incapacidade ou Salário-Maternidade;
• Guia da Previdência Social (GPS);
• Salário-Educação.
Prazo de 20 anos:
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador;
• Dados obtidos nos Exames Médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas, contados após o desligamento do trabalhador;
• Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).
Prazo de 30 anos:
• Documentos relativos ao FGTS
Prazo indeterminado:
• Livro de Atas da CIPA;
• Livros de Inspeção do Trabalho;
• Contrato de Trabalho;
• Livros ou Fichas de Registro de Empregados;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
Edição | 1606