Quando o assunto é a organização de uma empresa, existe uma série de fatores que deve ser levada em consideração, principalmente na área administrativa, no setor de faturamento.
A definição de faturamento tornou-se fundamental, pois permite delimitar e especificar pontos sensíveis à gestão, notadamente os que dizem respeito aos impostos que são apurados.
O rigor tributário do país fez com que o setor de faturamento se renovasse, exigindo das empresas atenção às atualizações conceituais e de ferramentas para não cometer erros inadvertidamente, o que pode comprometer a saúde do negócio.
Assim, o setor ganhou em tecnologia de informática, com inúmeros softwares especializados, seguindo a tendência nacional de gestão virtual, que atende aos requisitos da escrituração fiscal, conforme a legislação tributária.
A base de dados do faturamento é peça essencial do funcionamento de uma empresa e deve ser feita com todo cuidado, conhecimento e treinamento possível. Sua execução eficiente permite a tomada de decisões gerenciais e estratégicas adequadas, proporcionando aos gestores uma visão geral e ao mesmo tempo minuciosa da saúde financeira da empresa.
Com a entrada em cena da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) as empresas serão direcionadas ao gerenciamento virtual de seus documentos, o que deve reduzir a burocracia e otimizar as decisões. A mudança de plataforma deve também, segundo os especialistas, estimular o desenvolvimento da internet, com larga vantagem ao relacionamento eletrônico com os clientes (B2B).
Submetido a uma estrutura adequada de funcionamento, o faturamento deve fornecer informações sobre consumidores, mercadorias, logística, transporte, prazos de entrega, pagamento entre outros dados que fazem a diferença na hora de vender um produto e planejar ações.
Em síntese, um setor de faturamento bem gerenciado garante o sucesso da empresa, além de ser a base para a elaboração de estratégias para enfrentar a concorrência.
Por isso, ele deve estar estritamente ligado e coordenado com os demais setores, em sistema de rede. Em linhas gerais, é uma estrutura organizacional simples, que irá variar conforme o porte da empresa e suas necessidades, tendo o Diretor Administrativo como cargo mais alto de coordenação e chefia.
Seguem os cargos para faturamento, contas a pagar e a receber, contabilidade de custos etc. Outros cargos e serviços podem ser incorporados caso haja demandas específicas dependendo do tipo de empresa e negócios feitos.
Nota Fiscal | Fatura | Duplicata
· A Nota Fiscal documenta a venda de mercadorias e serviços, denominada de “documento fiscal”. Nela inclui-se elementos da legislação tributária, principalmente o IPI, ICMS e ISSQN.
· A Fatura é um “documento comercial”. Em geral, só é emitida para pagamentos ainda não efetuados (vendas a prazo ou contra-apresentação). Por ser discriminados todos os itens comprados na operação, a fatura também é usada como controle. Nesse caso assemelha-se a um romaneio, que é um documento comercial.
· Da Fatura se extrai a Duplicata, que é um título de crédito. O faturamento, portanto, é a soma dos valores das notas fiscais-faturas emitidas num determinado período comercial.